关于加强和规范涉外公证管理工作的意见

王希胜律师

关于加强和规范涉外公证管理工作的意见
中国公证协会  

根据《国务院关于第三批取消和调整行政审批项目的决定》，自2004年5月19日起，司法部对办理涉外公证业务的公证机构和公证员的行政审批职能被取消。为进一步加强和规范涉外公证管理工作，确保涉外公证质量，中国公证员协会现就加强和规范涉外公证管理工作提出如下意见：

一、 明确涉外公证工作的重要性和特殊性

涉外公证书是国际通行的司法证明文书，是保障和促进世界各国民间交往和经贸往来的法律手段。公证书的质量不仅关系着当事人的切身利益，在一定程度上也代表着国家的形象。办理涉外公证业务的公证员不仅要精通国内民商法律知识，对于国际间的相关法律也要有一定了解，特别是我国的对外政策及国外对公证的特殊要求。这对办理涉外公证业务的公证机构和公证员提出了更高的要求。因此，加强涉外公证管理工作，确保办证质量是一项责任重大、意义深远的工作，各级管理部门要切实做好涉外公证管理工作。

二、 健全协会职能，强化行业管理

公证机构和公证员办理涉外公证业务行政审批被取消后，各级公证员协会要积极配合司法行政机关共同承担起涉外公证的管理工作。各级公证员协会要充分发挥行业协会的管理职能，大力开展教育培训，强化质量意识；做好配套行业规范、制度的制定和落实工作，切实承担涉外公证工作中行业管理的职责。

三、 继续坚持“两结合”公证管理体制

今后，涉外公证管理工作应继续坚持“两结合”公证管理体制，按照宏观管理与具体事务管理相结合的原则，进一步规范和完善涉外公证管理工作。行业协会要重点做好以下工作：把好办理涉外公证业务的公证机构和公证员的准入关；制定相关的配套行业规范；配合司法行政机关做好涉外公证质量的检查工作；对违规违纪公证员、公证机构进行行业惩罚，建议行政处罚。

四、 涉外公证管理工作的具体规定

（一）涉外公证机构的申请条件

1. 有固定的办公用房，总面积不少于80平方米，并备有独立的涉外公证业务接待室；

2. 公证机构应具备下列办公设备：电脑、电话、复印机、传真机、打印机、摄像机、照相机、录音机；

3. 公证机构应具有符合《公证专用纸管理办法》规定的公证专用纸保管设备、场地、防盗措施；

4. 公证员2人以上，至少有1名公证员参加涉外公证业务培训并考核合格；

5. 聘有专职翻译或兼职翻译；

6. 每年至少有30件涉外公证需求；

7. 近3年没有出现虚假公证书，错误公证书不超过办证总量的万分之一，瑕疵公证书不超过办证总量的千分之一。

（二）涉外公证员的申请条件

1. 具有国家大学本科以上的学历，在公证处执业2年以上，或者具有大专学历，2000年9月30日以前担任公证员职务；

2. 品行良好，未出现公证质量问题，未受过行政处罚和行业惩戒；

3. 参加涉外公证业务培训并考核合格；

4. 所在公证机构已被批准开办涉外公证业务。

（三）申报和考核程序

1. 涉外公证机构的申请和批准

申请办理涉外公证业务的公证机构，向所在省级公证员协会提出申请，并按照涉外公证机构申请条件要求提供相关的申请材料。

各省级公证员协会负责组织考核。对于通过考核的，批准其办理涉外公证业务。

2. 涉外公证员的申请和批准

申请办理涉外公证业务的公证员，通过所在公证机构向省级公证员协会提出申请，并按照涉外公证员申请条件要求提供《涉外公证业务培训合格证书》等相关的申请材料。

省级公证员协会负责组织审核，对于通过审核的，批准其办理涉外公证业务。

（四）涉外公证机构、公证员的备案

1. 涉外公证机构的备案

经省级公证员协会考核合格，批准办理涉外公证业务的公证机构，由省级公证员协会报同级司法行政机关和中国公证员协会备案。

省级司法行政机关按照司法部有关规定办理涉外公证机构印章备案。

2. 涉外公证员的备案

经省级公证员协会审核通过，批准办理涉外公证业务的公证员，由省级公证员协会报同级司法行政机关和中国公证员协会备案。

省级司法行政机关按照司法部有关规定办理涉外公证员签名章备案。

五、 涉外公证业务培训

（一）培训的报名

各省级公证员协会按照中国公证员协会下发的培训名额组织报名。

符合以下条件的公证员可以报名参加涉外培训：

1. 具有国家大学本科以上学历，在公证处执业2年以上，或者具有大专学历，并在2000年9月30日以前担任公证员职务的；

2. 品行良好，未出现公证质量问题，未受过行政处罚和行业惩戒。

（二）培训的主体和时间

涉外公证业务培训由中国公证员协会统一组织实施。每年组织一至两次业务培训。成绩合格的，由中国公证员协会统一制发涉外公证业务培训合格证书。

六、 关于相关配套规范的制定

公证机构和公证员办理涉外公证业务行政审批被取消后，原有相关的行政规章将做调整，中国公证员协会和各省级公证员协会将尽快着手制定和修改相关配套行业规范，保障涉外公证管理工作的顺利开展。