关于印发《大连市企业职工档案管理暂行规定》的通知

王希胜律师

关于印发《大连市企业职工档案管理暂行规定》的通知



大劳管就字（1999）143号


各区（市）县劳动局、各主管局（总公司）、各有关单位：
    现将《大连市企业职工档案管理暂行规定》印发给你们。请依据本规定，对本地区、本部门职工档案管理工作进行一次检查，纠正存在的问题。市劳动局、市档案局将在今年的适当的时候，对《大连市企业职工档案管理暂行规定》的贯彻落实情况，进行一次检查。对执行中遇到的问题，请及时反映给我们。
                       

大连市劳动局    大连市档案局
                          一九九九年七月二十七日
                 

大连市企业职工档案管理暂行规定
                        

    第一章    总    则

    第一条  为规范和加强企业职工档案的管理，提高科学管理水平，有效地保护和利用档案，为市场就业创造有利条件，根据《中华人民共和国劳动法》、《中华人民共和国档案法》和原劳动部、国家档案局颁发的《企业职工档案管理工作规定》等有关规定，结合本市实际，制订本规定。
    第二条  本规定适用于大连市行政区域内的各类企业、个体经济组织（以下统称用人单位）。
    第三条  职工档案是用人单位劳动、组织、人事部门在招用、调配、培训、考核、奖惩、选拔和任用等工作中形成的有关职工个人经历、政治思想、业务技术水平、工作表现以及工作变动等情况的原始记录，是历史地、全面地考察职工的依据，是国家和用人单位档案的组成部分。
    第四条  职工档案管理工作，在各级劳动、档案行政管理部门宏观管理、监督指导、组织协调下，实行分级管理，由用人单位或劳动代理服务机构实施日常管理。

    第二章    机构和职责

    第五条  职工档案由职工所在用人单位的劳动（组织人事）职能机构或劳动代理服务机构管理。实行档案综合管理的用人单位，应设专人管理职工档案。
    第六条  自谋职业人员、自费出国人员、私营企业和个体工商户的雇员以及不具备档案存放条件（具体条件由市档案行政管理部门认定）的用人单位职工档案，由劳动代理服务机构进行管理。
    职工合理流动其档案也可委托劳动代理服务机构进行管理。
    第七条  职工失踪、逃亡或出国不归者，其档案由用人单位在办理有关手续后，可移交劳动代理服务机构或按管理权限移交用人单位所在地国家综合档案馆寄存保管。
    第八条  职工死亡，其档案由原档案管理部门保存五年后，移交企业综合档案部门保存或按管理权限交用人单位所在地国家综合档案馆寄存保管。对国家和用人单位有特殊贡献的获市级以上英雄、模范人物称号的职工死亡以后，其档案由用人单位或劳动代理服务机构按管理权限向所在地综合档案馆移交。
    第九条  劳动代理服务机构必须经过资格认定，审批后方可开展工作。审批工作由市劳动代理服务机构审批小组负责。审批小组由市劳动局、市档案局等有关部门组成，办公室设在市劳动局。未经审批的，任何单位不得擅自接收和存放职工档案。严禁个人保管档案。具体审批程序、劳动代理服务机构资格要求，由审批小组办公室另行拟定。
    第十条  用人单位职工档案管理部门的职责：
   （一）收集、整理、鉴别、保管、查借、转递职工档案；
   （二）登记职工工作变动、签订劳动合同等情况；
   （三）为有关部门提供职工情况；
   （四）做好职工档案的安全、保密、保护工作；
   （五）定期向用人单位档案室（馆）移交档案；
   （六）办理其它有关事项。
    第十一条  劳动代理服务机构的职责
   （一）受用人单位或劳动者委托保管职工档案，整理、记录、查借、转递职工档案；
   （二）办理其它用人单位或劳动者委托办理的相关事项。
    第十二条  职工失业后，其档案的接收、保管、查询、转递由失业保险经办机构负责。
    第十三条  实行养老社会化管理的退（离）休人员档案接收、保管、查询、转递由退（离）休人员管理服务部门负责。

    第三章    档案的内容

    第十四条  用人单位必须为新职工建立“职工档案”，职工档案的内容和分类：
   （一）履历材料；
   （二）自传材料；
   （三）鉴定、考核、考察材料；
   （四）评定岗位技能和学历记载材料（包括学历、学位、学绩、培训结业成绩表和评定技能的考绩、审批等材料）；
   （五）政审材料；
   （六）参加中国共产党、共青团及民主党派的材料；
   （七）奖励记载材料；
   （八）处分材料；
   （九）招用（职工首次参加工作的材料包括大、中专毕业分配等）、劳动合同卡、终止（或解除）劳动合同证明、职工登记表、调动、应征入伍、复员退伍、转业、出国、退休等材料；
   （十）其他可供用人单位参考的材料（如企业工人从事特殊工种工作登记卡、企业职工参加工作时间及连续工龄核定表等）。

    第四章   档案的收集、保管和销毁

    第十五条  用人单位的劳动（组织人事）职能机构对职工进行考察、考核、培训、奖惩等所形成的材料要及时收集，整理立卷，保持档案的完整。
    第十六条  立卷归档的材料必须经过认真鉴别，保证材料的真实、文字清楚、手续齐备。材料须经用人单位审查盖章或本人签字的，应在签字盖章后方能归入档案。
    第十七条  职工档案材料、档案卷皮、目录和档案袋样式、规格、书写材料按市档案行政管理部门规定执行。
    第十八条  劳动代理服务机构在做好档案材料的接收、整理和内容的充实工作的同时，要防止丢失档案材料和擅自泄露档案内容，不得擅自涂改、抽取、销毁或伪造档案材料。
    委托劳动代理服务机构保管职工档案的用人单位应严格按照本规定要求，及时将应归档的有关材料移交劳动代理服务机构。劳动代理服务机构必须经过认真鉴别，经用人单位或本人签字盖章后方能归人档案。
    第十九条  用人单位职工档案管理部门、劳动代理服务机构和失业保险经办机构以及退（离）休人员管理服务部门应具备管理职工档案的保管条件，建立坚固的专用档案库房，配备铁质的档案柜；经常检查库房的防火、防虫、防盗、防潮、防光、防高温、防尘等设施和安全措施，防止档案毁坏和丢失。档案库房、阅档室和档案工作人员办公室应三室分开。要不断研究和改进档案的保管方法和保护技术，有条件的要实行微机管理，逐步实现档案管理现代化。
    第二十条  建立健全职工档案管理规章制度。档案管理人员必须忠于职守、遵守纪律、具备专业知识，取得市档案行政管理部门制发的岗位资格证书。
    第二十一条  按规定需要销毁档案材料时，必须经用人单位或劳动代理服务机构主管档案工作的领导批准。

    第五章    档案的利用

    第二十二条  用人单位和劳动代理服务机构应建立健全职工档案查阅、借阅工作制度。因需要查阅和借阅档案，须遵守下列规定：
   （一）查阅档案应凭盖有用人单位公章的介绍信，申明查阅理由，档案管理部门根据规定和需要确定需提供的档案材料。
   （二）档案管理部门和劳动代理服务机构对高级专业技术人员和涉及国家秘密的流动就业人员档案要严格保管，严格查阅手续。
   （三）档案除特殊情况外一般不借出查阅。如必须借出查阅时，应事先提交报告，说明理由，经用人单位或劳动代理服务机构主管档案工作的领导批准，严格履行登记手续，并按期归还。
   （四）任何个人不得查阅或借用本人及亲属（包括父母、配偶、子女及兄弟姐妹等）的档案。
   （五）查阅档案必须严格遵守保密规定和阅档规定，严禁涂改、圈划、抽取、撤换档案材料，查阅者不得泄露或擅自向外公布档案内容。
   （六）因工作需要从档案中取证的，须请示主管档案工作的领导批准后，才能复制办理。

    第六章    档案的转递

    第二十三条  职工在劳动合同期限内变动工作单位，应由职工所在用人单位出具解除劳动合同证明，由新的用人单位在15日内（跨地区调动除外）办理其档案转移手续。
    第二十四条  用人单位应及时为终止或解除劳动合同的职工出具终止或解除劳动合同证明，并将其档案等有关材料自终止或解除劳动合同之日起7日内移交其户籍所在地的区、市、县失业保险经办机构。失业保险经办机构按上述规定审核后，予以接收。逾期不移交，被延误期间的失业保险待遇由用人单位承担。
    第二十五条  档案需委托劳动代理服务机构管理的，劳动代理服务机构应与其签订档案管理协议书，必须明确双方的权利、义务及违约责任等内容。并向委托管理者的原档案所在单位开具调档函，转移档案。劳动代理服务机构接到档案后要进行清查登记，无误后方可存档。如发现转来的档案材料不齐全或不清楚的，退回原单位补齐或查清。
    第二十六条  转递档案应遵守下列规定：
   （一）对转出的档案，必须按市档案行政管理部门统一印制的《职工档案转递通知单》的项目登记，并密封包装。
   （二）对转出的材料，不得扣留或分批转出。
   （三）接收单位或劳动代理服务机构收到档案经核对无误后，在回执上签名盖章，并将回执立即退回。转出单位逾期15日（跨地区调动逾期一个月）未收到回执的，应及时追查，以防丢失。《职工档案转递通知单》由原部门保存15年以上。

    第七章    附   则

    第二十七条  对违反本规定的，按《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《辽宁省档案条例》和《大连市档案管理办法》等有关规定予以处理。
    第二十八条  国家机关、事业组织、社会团体与之建立劳动合同关系的劳动者，参照本办法执行。
    第二十九条  本规定由市劳动局负责解释。
    第三十条  本规定自印发之日起执行。