合同管理制度

王希胜律师

第一章 总则

第一条、为加强公司合同管理制度，在可操作层面最大限度的规避商业以及法律风险，特制定本合同管理制度。希望相关各部门遵照执行。

第二条、本制度适用公司所有对外签定的合同、协议，以及所有不以合同或协议命名，但具备合同构成要件的类合同、类协议，本制度以下内容以“合同”一词来概括说明。

第二章 合同的签订（实体要件）

第一条、合同谈判须由公司总经理或副总经理与相关部门负责人共同参加，原则上不得一个人直接与对方谈判。

第二条、对外签订合同，除法定代表人外，必须是持有公司授权委托书的被委托人，我公司的委托人必须对本公司负责。

第三条、签约人在签订合同之前，必须认真了解对方当事人的情况。包括：对方单位是否具有法人资格、有否经营权、有否履约能力及资信情况等，对方签约人是否是法定代表人或法人委托人及其代理权限。做到既要考虑我方的经济效益，又要考虑对方的条件和实际能力，防止上当受骗，防止签订无效经济合同，确保所签合同有效、经济利益得于实现。

第四条、合同除即时清结者外，一律采用书面格式，并必须采用统一合同文本。

第五条、合同对各方当事人权利、义务的规定必须明确、具体，文字表达要清楚、准确。

合同内容应注意的主要问题是：

1、部首部分：要注意写明双方的全称、签约时间和签约地点；

2、正文部分：包括标的、数量、质量、价款、报酬、履行期限、履行地点、履行方式、违约责任、争议的解决方式。

3、结尾部分：注意双方都必须使用合同专用章，原则上不使用公章，严禁使用财务章或业务章，并注明合同有效期限。

第六条、签订合同：除合同履行地在我方所在地外，签约时应力争协议合同由我方所在地的人民法院管辖（即杭州市余杭区人民法院）。

第七条、任何人对外签订合同，都必须以维护我方的合法权益和提高经济效益为宗旨，决不允许在签订合同时假公济私、损公肥私、谋取私利，违者依法严惩。

                        第三章 合同的签订（程序要件）

第一条、 合同的种类分为：

1、 公司合同范本，指由公司统一拟订的，针对相同或相类情况可多次重复使用的合同；

2、 外来合同，指与我公司有商贸往来的关系的公司实体或自然人提供的合同。

公司合同范本只要到财务领用、登记，签定完毕存放财务即可。本章以下内容着重针对外来合同的签定。

第二条、合同在正式签订前，必须按规定上报给公司企管部审核,并经领导审批后，方能正式签订。

第三条、合同审批权限如下：

1、一般情况下合同由总经理授权总经办审批；

2、下列合同由总经理审批：标的超过10万元的；

3、标的超过公司资产1/3以上的合同由总经理审批。

第四条、合同原则上由部门负责人具体经办，接到外来合同后，部门负责人将对方提供的合同送交企管部审核，然后交财务审核，审核完毕由财务部报送总经办审批。合同审查的要点是：

1、合同的合法性。包括：当事人有无签订、履行该合同的权利能力和行为能力；合同内容是否符合国家法律、政策和本制度规定。

2、合同的严密性。包括：合同应具备的条款是否齐全；当事人双方的权利、义务是否具体、明确；文字表述是否确切无误。

3、合同的可行性。包括：当事人双方特别是对方是否具备履行合同的能力、条件；预计取得的经济效益和可能承担的风险；合同非正常履行时可能受到的经济损失。

具体经办部门负责人对可行性进行审查，并对可行性负责；企管部对合法性进行审查，并对合法性负责；财务对合同价款金额进行审查，并对价款金额的数字准确性负责；总经办对合同整体性进行审查，并负责。

第五条、根据法律规定或实际需要，合同倘若应当呈报上级主管机关鉴证、批准，或报工商行政管理部门鉴证，或请公证处公证，依法办理相关手续。

第六条、合同签订完毕，原件送交财务部进行登记备案，直接经办部门留复印件，以便履行。

　

   第四章 合同的履行

第一条、合同签定完毕，直接经办部门与合同履行涉及的相关部门进行沟通协商，确保合同按时、按质、按量的履行。在特殊情况下，可以给相关部门合同复印件，但涉及公司重大利益需要保密的除外。

第二条、总经办、财务部及有关部门负责人应随时了解、掌握合同的履行情况，发现问题及时处理或汇报。否则，造成合同不能履行、不能完全履行的，要追究有关人员的责任。

第五章 合同的变更、解除

第一条、在合同履行过程中，遇到困难的，首先应尽一切努力克服困难，尽力保障合同的履行。如实际履行确实困难而需变更，解除合同时，应在法律规定或合理期限内与对方当事人进行协商。

第二条、对方当事人提出变更、解除合同的，应从维护本公司合法权益出发，从严控制。

第三条、变更、解除合同，必须符合《合同法》的规定，并应在公司内按照合同签订程序办理有关的手续。

第四条、变更、解除合同，一律必需采用书面形式（包括当事人双方的信件、函电、电传等）。

第五条、变更、解除合同的协议在未达成或未批准之前，原合同仍有效，仍应履行。但特殊情况经双方一致同意的例外。

第六条、以变更、解除合同为名，行以权谋私、假公济私之实，损公肥私的，一经发现，从严惩处。

第七条、无论我们公司提出变更、解除，还是对方提出，直接经办部门应当在第一时间内报企管部，由企管部负责组织召集有关部门商讨解决方案。

第六章 合同纠纷的处理

第一条、合同在履行过程中如与对方当事人发生纠纷的，应按《合同法》等有关法规和本《制度》规定妥善处理。

第二条、合同纠纷由有关部门与公司企管部共同负责处理，经办人对纠纷的处理必须具体负责到底。

第三条、处理合同纠纷的原则是：

1、坚持以事实为依据、以法律为准绳，法律没规定的，以国家政策或合同条款为准。

2、以双方协商解决为基本办法。纠纷发生后，应及时与对方当事人友好协商，在维护我

方合法权益基础上，互谅互让，达成协议，解决纠纷。

3、因对方责任引起的纠纷，应坚持原则，保障我方合法权益不受侵犯；因我方责任引起的纠纷，应尊重对方的合法权益，主动承担责任，并尽量采取补救措施，减少我方损失；因双方责任引起的纠纷，应实事求是，分清主次，合情合理解决。

第四条、在处理纠纷时，应加强联系，及时沟通，积极主动地做好应做的工作，不互相推诿、指责、埋怨，统一意见，统一行动，一致对外。

第五条、凡由公司企管部处理的合同纠纷，有关部门必须主动提供下列证据材料。

1、合同的文本（包括变更、解除合同的协议），以及与合同有关的附件、文书、传真、图表等；

2、送货、提货、托运、验收、发票等有关凭证；

3、货款的承付、托收凭证，有关财务帐目；

4、产品的质量标准、封样、样品或鉴定报告；

5、有关方违约的证据材料；

6、其他与处理纠纷有关的材料。

第六条、对于合同纠纷经双方协商达成一致意见的，应签订书面协议，由双方代表签字并加盖双方合同专用章。

第七条、对双方已经签署的解决合同纠纷的协议书，上级主管机关或仲裁机关的调解书、仲裁书，在正式生效后，应复印若干份，分别送与对该纠纷处理及履行有关的部门收执，各部门应由专人负责该文书执行的了解或履行。

第八条、对于当事人在规定的期限届满时没有执行上述文书中有关规定的，承办人应及时向公司企管部及主管领导汇报。

第九条、对方当事人逾期不履行已经发生法律效力的调解书、仲裁决定书或判决书的，应向人民法院申请强制执行。

第十条、在向人民法院提交申请执行书之前，有关部门应认真检查对方的执行情况，防止差错。执行中若达成和解协议的，应制作协议书并按协议书规定办理。

第十一条、合同纠纷处理或执行完毕的，将有关资料汇总、归档，以备查。

第七章 合同的管理

第一条、合同实行统一管理，所有合同均在财务部保存；包括公司合同范本（见附件）。

第二条、财务具体要求如下：

1、建立合同档案；

2、建立合同管理台帐；

3、填写“合同情况月报表”。

第八章 其他

第一条、本制度自2007年5月1日起开始试执行；2007年6月1日起正式开始执行。

第二条、本制度最终解释权归企管部。